Potni nalogi, strah in trepet podjetnikov

Potni nalogi so za marsikatero podjetje in njene zaposlene zoprno predvsem pa zamudno delo, a vendar zelo pomemben del sestavne dokumentacije pravilnega poslovanja. Vodenje potnih nalogov in spremljajujoče dokumentacije ima implikacije tako na računovodski kot tudi na zakonski ravni. Davčni inšpektorji hitro prepoznajo nepravilno vodenje in obračun potnih nalogov, na podlagi česa lahko podjetjem dosodijo denarne kazni ali pa zoper njih sprožijo kazenski postopek.

Kaj so potni nalogi?

Potni nalogi so listine, ki kot delovni nalog omogočajo spremljanje in dokazovanje službenih potovanj, kot knjigovodski dokument pa opravičujejo obračun in izplačilo potnih stroškov.

Potni nalogi so potrebni za kakršno koli službeno pot na kateri nastanejo stroški. Povračila tovrstnih stroškov se ne všteva v davčno osnovo, če je to dokumentirano s potnimi nalogi, ki so podprti z računi. Upravičenci za izplačilo potnih stroškov službenih potovanj so lahko redno ali pogodbeno zaposleni, samostojni podjetniki in tisti, ki imajo poslovodno pogodbo s podjetjem.

Nepravilnosti, izostajanje izpolnjevanja, potovanja brez nalogov in izplačila brez obračuna ter druge površnosti imajo v primeru inšpekcijskega pregleda lahko neprijetne posledice za podjetje in posameznike. Tako se:

  • izplačila potnih stroškov prekvalificirajo v prejemek iz potni nalogi dokumentacijadelovnega razmerja,
  • podjetje plača dodaten davek iz dobička, prispevke na plačo in davek na izplačane plače,
  • prejemnik mora plačati dodatno dohodnino,
  • podjetje bremenijo zamudne obresti in celo kazen za prekršek.

Potni nalogi brez priloge so praviloma uvrščeni med davčno nepriznane odhodke, prejemniku povračila pa jih spremenijo v drug prejemek, zaradi česar se mu poveča dohodninska obveznost. Podjetja morajo hraniti potne naloge z obračuni potnih stroškov 10 let, lahko v papirni ali digitalni obliki.

Katere podatke morajo vsebovati potni nalogi?

Oblika in vsebina potnih nalogov sta sicer predpisani s strani slovenskega računovodskega standarda, vendar v praksi pa stvari precej varirajo. Vsebina ni nikjer točno določena, a vsesplošen predlog za evidenco dela in poznejših navezav na naloge ali projekte je, da vsebujejo potni nalogi čim več podatkov.

Izdani potni nalogi morajo vsebovati naslednje podatke:

  • naziv podjetja in sedež,
  • številka in datum potnega naloga,
  • ime in priimek zaposlenega, ki je poslan na službeno pot,
  • delovno mesto zaposlenega,
  • prebivališče zaposlenega,
  • nalogodajalec in njegov podpis,
  • datum in ura odhoda in povratka iz službene poti,
  • točna relacija poti,
  • namen poti,
  • predviden rok trajanja službene poti,
  • odobritev delodajalca glede vrste prevoza,
  • podatki o izplačilu predujma za službeno pot,
  • registracija službenega vozila,
  • stanje kilometrskega števca ob začetku vožnje v primeru službenega vozila.

Potni nalogi in navezujoči obračuni morajo biti narejeni v roku sedmih dni po opravljeni službeni poti, zato je zelo pomembno, da se nalogi izpolnujejo dosledno, marljivo, predvsem pa pravilno.

Sledenje.com in modul Potni nalogi

Pri podjetju Sledenje smo razvili modul »Potni nalogi«, ki je popolnoma integriran v naš sistem sledenja vozil. Orodje tako skupaj z identifikacijo voznika omogoča generiranje elektronskih potnih nalogov z možnostjo avtomatskega uvoza postankov, kilometrine, relacij, in ostalih podatkov potrebnih za verodostojen potni nalog. Podjetja tako pridobijo hiter in enostaven način za izpolnjevanje potnih nalogov, kar olajša administrativno delo v podjetju.

Deli objavo